Para aprender como cancelar nota fiscal eletrônica, siga os seguintes passos:
- Encontre a nota fiscal no emissor de notas que você usou. Caso não se lembre onde emitiu, acesse o site de consultar danfe;
- Procure o procedimento e botão de “cancelar” na nota desejada;
- Coloque o motivo do cancelamento e faça a solicitação.
Se os requisitos forem aceitos e estiverem adequados, ela será cancelada. Caso o sistema utilizado não aceite os motivos ou informações apontadas, ele recusará no final do processo.
É necessário que se possível for, se realize isso diretamente no software emissor da Nota Fiscal eletrônica.
Em sua maioria, esses sistemas já são programados para cancelar nota fiscal rapidamente. Basta que quem solicitou a emissão cancele.
O cancelamento é um procedimento que também envia informações à Sefaz.
Quando ela é feita, há o retorno de um novo documento com as informações sobre o cancelamento. Nela, estão as informações contidas sobre valores de impostos.
A informação de NF-e cancelada deverá constar no livro fiscal de sua empresa através do SPED Fiscal. Uma nota que faltar poderá gerar problemas para o seu negócio.
Envie mensalmente todas as notas emitidas e canceladas para a contabilidade.
Pré-requisitos para cancelar uma nota fiscal eletrônica
Atualmente o procedimento de cancelamento de uma nota fiscal deverá ser feito no máximo em 24 horas depois que o Sefaz autorizar.
Se você enviou a nota às 14 horas da tarde, terá até às 13:59 do outro dia para fazer o procedimento de cancelamento.
Se não conseguir fazer nesse período, terá de solicitar o cancelamento da Sefaz por meio de um chamado.
Há alguns estados que já automatizaram este processo, e dessa forma, facilitaram por até no máximo 3 dias a solicitação de cancelamento de uma nota.
No caso de notas fiscais de produtos
Além de cumprir este prazo de 24 horas, observe os seguintes critérios para conseguir cancelar uma NF-e:
- A mercadoria citada no documento fiscal não poderá ter saído da empresa;
- O destinatário não poderá ter confirmado a ciência da NF-e emitida.
Caso algum deles ocorra, o cancelamento não poderá ser feito. Se isso ocorrer, o procedimento é complexo e demandará mais tempo, sendo assim, nunca deixe o prazo passar.
Quais as razões mais comuns para cancelar uma NF-e?
O cancelamento de uma nota fiscal, resumindo, deverá ocorrer quando no decorrer do processo ocorrer alguma falha ou vício no processo de emitir as notas. Normalmente, depois do envio e validação pela SEFAZ.
Existem alguns motivos comuns que levam a ocorrer este tipo de problema. Abaixo selecionamos os principais que ocorrem para você entender melhor:
Preenchimento Incorreto de Dados
Esse é o problema que ocorre com maior frequência, sendo ele o campeão. O preenchimento incorreto de dados é o problema que mais ocorre, principalmente nos dados dos clientes.
Depois ocorrem em quantidade, valores, descontos concedidos e informações gerais como observações.
Existem alguns códigos que são alvos de erros na hora da emissão das notas, tais como: CST, CEST, NMC, CFOP e outros.
Nos casos onde ocorre este tipo de falha, a alternativa principal é somente o cancelamento dentro do prazo de no máximo 23 horas, 59 minutos e 59 segundos.
Erro no cálculo dos tributos
Existem problemas como erros de cálculos de tributos, e isso é muito comum. Não há o que fazer a não ser solicitar o cancelamento da nota fiscal.
Nenhuma empresa irá aceitar o pagamento de imposto a mais indevido por causa de erros de cálculo em notas.
Emissões com datas incorretas
Este também é um erro muito comum ao emitir um documento fiscal.
Algumas empresas visando postergar o pagamento de tributos, procuram postergar a emissão da nota, e dessa forma, ela acaba por sair com uma data diferente da compra.
Há sim momentos onde houve uma falha ou esquecimento por parte da área competente na empresa.
Se isso ocorrer, você como consumidor ou empresário tomador de serviços ou comprador de produtos, pode solicitar o cancelamento, desde que seja com menos de 24 horas.
Desistência da transação por uma das partes
Este está se tornando muito comum, pois pode ocorrer do prestador, vendedor ou tomador de serviços ou produtos desistir.
Principalmente por posteriores problemas de negociação ou cumprimento de acordo e valores. Se isso ocorrer, solicite imediatamente o cancelamento.